Se una fattura passa i controlli del SDI viene recapitata al cliente che la riceve secondo le modalità previste per legge.
Al contrario, in caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata - entro 5 giorni - una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI.
Allo stesso modo, la fattura, pur formalmente corretta, viene scartata laddove si utilizzi un codice destinatario inesistente. In tali ipotesi la fattura elettronica (o le fatture del lotto) di cui al file scartato dal SdI si considera non emessa e qualora il cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile del documento, comporta - se necessario - una variazione contabile valida ai soli fini interni, senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al SdI.
Così come disposto dal provvedimento 30 aprile 2018, il Sistema di Interscambio effettua per ogni file della fattura elettronica i dovuti controlli e, in caso di mancato superamento, entro 5 giorni dalla data di trasmissione, sarà recapitata una ricevuta di scarto del file.
Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare:
- nomenclatura ed unicità del file trasmesso;
- dimensioni del file;
- integrità del documento se firmato digitalmente;
- autenticità del certificato di firma, se presente;
- conformità del formato fattura;
- coerenza e validità del contenuto della fattura;
- unicità della fattura;
- recapitabilità della fattura.
Attenzione Risulta chiaro ed evidente che il documento da trasmettere al SdI dovrà essere sottoposto preventivamente ad un software diagnostico per avere certezza di superare tali controlli ed evitare lo scarto certo.
Nella circolare n. 13/E/2018 l’Agenzia delle Entrate indica, come prima soluzione preferibile, quella di procedere, entro i 5 giorni successivi alla comunicazione di scarto, ad un nuovo invio della fattura recante medesimo numero e data e, quindi, nella sostanza con la data e il numero del documento originario “scartato”: questa modalità non subirà alcun blocco legato alla duplicazione di una fattura già inviata proprio perché la precedente fattura era stata scartata e quindi come non emessa.
Le verifiche di unicità della fattura, effettuate dal SdI al fine di intercettare e impedire l’inoltro di un documento già trasmesso ed elaborato, comporteranno lo scarto della fattura che rechi dati (identificativo cedente/prestatore, anno della data fattura, numero fattura) coincidenti con quelli di una fattura precedentemente trasmessa, solo ove non sia stata inviata al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto del precedente documento.
Nell’impossibilità di procedere all’invio di una fattura con medesimo numero e data di quella scartata l’Agenzia delle Entrate concede due possibili strade, alternative tra loro, da percorrere per regolarizzare lo scarto della fattura:
- nel primo caso, il contribuente può emettere un documento con nuovo numero e data per il quale “risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta”. Tale fattura deve avere numero e data “coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI”, ossia deve seguire la consequenzialità della numerazione e della data;
- nel secondo caso, il contribuente emetterà sempre un nuovo documento, ma ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, variamente viziato e scartato dal SdI.
Si pensi a numerazioni quali “1/R” o “1/S” volte ad identificare le fatture, inserite in un apposito registro sezionale, emesse in data successiva in luogo della n. 1 prima scartata dal SdI. Ad esempio Fatture n. 1 del 2 gennaio 2019 e n. 50 del 1° marzo 2019 scartate dal SdI. Potranno essere emesse la n. 1/R del 10 gennaio 2019 e la n. 50/R dell’8 marzo 2019 annotate nell’apposito sezionale.
L’Agenzia offre sicuramente numerose soluzioni, soluzioni che però non sempre sarà facile calare nella concreta attività degli operatori.
Certamente occorrerà verificare costantemente il proprio sistema di dialogo con lo SdI, al fine di verificare tempestivamente uno scarto e poter procede all’invio della fattura corretta entro 5 giorni.
